บทที่ 9

การประยุกต์ใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม Microsoft Access

ปัจจุบันมีการใช้คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ประยุกต์ทำงานได้หลายอย่างผู้ใช้ควรเรียนรู้ว่า ใครควรจะใช้โปรแกรมใดใช้ทำอะไร และใช้อย่างไร ตัวอย่างเช่น นักวิเคราะห์ใช้โปรแกรม ตารางทำงานการคำนวณยอดขาย นักออกแบบกราฟิกใช้โปรแกรม Adobe Photoshop ตกแต่งภาพ   เลขานุการใช้โปรแกรม ประมวลผลคำพิมพ์จดหมาย และใช้อีเมล์ในการติดต่อ สื่อสารผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ต                 ซอฟต์แวร์ประยุกต์เป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงานด้านต่าง ๆ  ตามความต้องการของผู้ใช้ซึ่งถ้าโปรแกรมพัฒนาขึ้นเพื่อความต้องการเฉพาะขององค์การใด องค์การหนึ่ง จะเรียกซอฟต์แวร์ประเภทนี้ว่า ซอฟต์แวร์เฉพาะงาน (Custom program หรือ Tailor-made software) ซึ่งข้อดีคือ โปรแกรมสามารถใช้งานได้อย่าง มีประสิทธิภาพตามความประสงค์ของหน่วยงานแต่ข้อเสียคือซอฟต์แวร์ประเภทนี้จะใช้เวลา ในการพัฒนานานและค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง                 ด้วยเหตุผลดังกล่าว จึงได้มีการพัฒนาโปรแกรมที่ใช้สำหรับงานทั่ว ๆ ไป  (General purpose software) หรือบางครั้งเรียกว่า โปรแกรมสำเร็จรูป  (Package software) เป็นซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ (Commercial software) ที่ผู้ใช้สามารถซื้อไป ประยุกต์ใช้งานได้ทันทีประเภทของซอฟต์แวร์ประยุกต์                 ซอฟต์แวร์ประยุกต์แบ่งเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 2 ประเภท คือ ซอฟต์แวร์ ประยุกต์พื้นฐานและซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน หากคุณต้องการใช้คอมพิวเตอร์ พิมพ์เอกสาร คำนวณ จัดการหลักฐานข้อมูล และทำงานนำเสนอ สามารถเลือกใช้ซอฟต์แวร์ ประยุกต์พื้นฐาน  สำหรับซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงานเป็นซอฟต์แวร์สำหรับงานเฉพาะอย่างและสำหรับ แต่ละสาขาอาชีพซึ่งจะรวมถึงซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับเว็บด้วย ตัวอย่างเช่น นักออกแบบ กราฟิกใช้โปรแกรม Adobe Photoshop ในการจัดการเกี่ยวกับภาพกราฟิกต่าง ๆ และบริษัท สายการบินใช้โปรแกรมขายตั๋วเครื่องบินผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต                 มีซอฟต์แวร์ประยุกต์จำนวนมากที่สามารถดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ตมาใช้ได้ฟรี  โดยจะเรียกซอฟต์แวร์เหล่านี้ว่าฟรีแวร์ (Freeware) นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมประเภทแชร์แวร์  (Shareware) ซึ่งสามารถทดลองใช้ได้ก่อน ถ้าพอใจจึงจะติดต่อขอซื้อหรือขอรับรหัสการ ใช้งานแบบเต็มประสิทธิภาพ                               โดยทั่วไปซอฟต์แวร์ประยุกต์จะถูกติดตั้งในฮาร์ดดิสก์ของเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรือ ขององค์การแต่ไม่นานมานี้มีซอฟต์แวร์ที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องติดตั้งลงในเครื่องของตนเอง  แต่สามารถใช้งานผ่านเว็บได้ การใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ทำงานผ่านเว็บกำลังเป็นที่นิยม มากในระบบธุรกิจ เรียกซอฟต์แวร์ประยุกต์แบบนี้ว่า ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ทำงานผ่านเว็บ  หรือ เว็บเบสแอพพลิเคชัน (Web based application)                 ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ประยุกต์หรือเอเอสพี (Application Service Provider : ASP)  จะให้บริการแก่ผู้ใช้ในการเข้าถึงซอฟต์แวร์ประยุกต์บนเว็บไซต์นั้น ๆ โดยผู้ใช้จะต้องติดต่อ ไปยังเว็บไซต์ของผู้ให้บริการ คัดลอกซอฟต์แวร์ประยุกต์ไปยังหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์ และดำเนินการประมวลผล ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ประยุกต์ส่วนใหญ่จัดเตรียมซอฟต์แวร์ไว้ให้ หลากหลายประเภทและเก็บค่าบริการกับผู้ใช้                                       ซอฟต์แวร์ประยุกต์พื้นฐาน                 ซอฟต์แวร์ประยุกต์พื้นฐาน (Basic application) หรือบางครั้งเรียกว่าซอฟต์แวร์ประยุกต์อเนกประสงค์  (General-purpose application) หรือ ซอฟต์แวร์ช่วยเพิ่มผลผลิต (Productivity application)  เป็นซอฟต์แวร์ที่นิยมใช้งานกันอย่างแพร่หลาย ได้แก่ โปรแกรมประมวลคำ โปรแกรมตารางทำงาน  โปรแกรม นำเสนอ และโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล 1. โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมประมวลผลคำ (Word processor) เป็นโปรแกรมพื้นฐานที่ใช้ในการสร้างเอกสาร (Document) ซึ่งมีการใช้งาน กันอย่างแพร่หลายไม่ว่าจะเป็นบุคคลทั่วไปหรือตามองค์กรต่าง ๆ ใช้ในการสร้างงานเอกสารต่าง ๆ เช่น บันทึกจดหมาย  คู่มือ และแผ่นพับ นอกจากนี้โปรแกรมประมวลผลคำยังสามารถใช้สำหรับการสร้างเว็บเพจส่วนตัวได้ด้วย โปรแกรม ประมวลผลคำที่ใช้กันแพร่หลาย ได้แก่ Microsoft Word, Corel WordPerfect และ Lotus word Pro 2.โปรแกรมตารางทำการ                 โปรแกรมตารางทำงาน (Spreadsheet program) ใช้สำหรับคำนวณ วิเคราะห์ข้อมูลที่เป็นตัวเลข และสร้างแผนภูมิ  เช่น งบประมาณและรายงานทางการเงิน นิยมสำหรับผู้ใช้ในเกือบทุกสาขาอาชีพ เช่น ด้านการศึกษา อาจารย์ใช้เก็บข้อมูล คำนวณหาค่าเฉลี่ย และผลการเรียนของนักศึกษา ด้านการตลาด อาจใช้สำหรับวิเคราะห์แนวโน้มเกี่ยวกับการขาย  ด้านการเงินอาจใช้สำหรับประเมินและวาดกราฟแนวโน้มราคาหุ้น                 โปรแกรมตารางทำการที่นิยมใช้กันมากมีอยู่ 3 โปรแกรม ได้แก่ Microsoft Excel, Corel Quattro Pro และ  Lotus 1-2-3โปรแกรมตารางทำการ ใช้สำหรับจัดการข้อมูลที่เป็นตัวเลขและการสร้างไฟล์ข้อมูล ข้อมูลจะถูกเก็บ  ไว้ในไฟล์สมุดงาน (Workbook file)ซึ่งประกอบด้วยแผ่นงาน(Worksheet) หรือแผ่นตารางทำการ (Spreadsheet)   หรือเรียกสั้น ๆ ว่า ชีท (Sheet) จำนวนหนึ่งแผ่นหรือมากกว่าแผ่นงานแต่ละแผ่นจะมีเส้นแบ่งระหว่างแถวและคอลัมน์  คอลัมน์จะถูกอ้างถึงโดยใช้ตัวอักษร แถวจะถูกอ้างถึงโดยใช้ตัวเลขส่วนที่ตัดกันระหว่างแถวกับคอลัมน์ เรียกว่า เซลล์ (Cell)  ตัวอย่างเช่น เซลล์ D8 เป็นส่วนที่ตัดกันระหว่างคอลัมน์ D และแถวที่ 8ในการป้อนข้อมูลลงเซลล์ สามารถพิมพ์ข้อความหรือ ตัวเลขก็ได้ เช่น ในภาพที่ 10.2 เซลล์ B8 มี                  ข้อมูลตัวเลขอาจจะเกิดจากการพิมพ์เลขนั้นเข้าไปหรือเกิดจากสูตรก็ได้ สูตร (Formula) คือ คำสั่งที่ใช้ใน การคำนวณหรือประมวลผล เช่น เซลล์ F15 (เป็นข้อมูลของNet) เกิดจากการใช้สูตร = E5-E13 คือ เป็นค่าที่อยู่ในเซลล์  E5 (Wages) ลบค่าที่อยู่ในเซลล์ E13 (Total Expenses) ฟังก์ชัน (Function) คือ สูตรที่มีการจัดเตรียมไว้ล่วงหน้าโดยโปรแกรม ตารางทำการ ใช้สำหรับการคำนวณต่าง ๆเช่น หาค่าผลรวมของเซลล์ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น เซลล์ E13 เป็นผลจากการ ใช้ฟังก์ชัน = SUM(D8:D12) เพื่อบวกค่าสะสมของเซลล์ D8 ถึง D12 ช่วงข้อมูล (Range) คือ เซลล์ที่อยู่ติดกัน  ในกรณีตั้งแต่เซลล์ D8, D9, D10, D11, D12 และแสดงผลรวมในเซลล์ E13โปรแกรมตารางทำการได้จัดเตรียมฟังก์ชัน ไว้หลากหลาย ได้แก่ ฟังก์ชันทางด้านการเงิน คณิตศาสตร์ สถิติ และด้านตรรกศาสตร์ 3.       โปรแกรมนำเสนอ                 โปรแกรมนำเสนอ (Presentation program) ใช้เพื่อสร้างงานนำเสนอที่น่าสนใจและมีลักษณะเป็นมืออาชีพ  นอกจากนั้นยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการสื่อสารข้อความ หรือชักจูงบุคคลให้มีความสนใจได้ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่าย การตลาดจะนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับกลยุทธ์ทางด้านการตลาด พนักงานขายนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับการขายผลิตภัณฑ์  นักศึกษาใช้เพื่อนำเสนอรายงานที่ค้นคว้ามาได้โปรแกรมนำเสนอที่นิยมใช้มี 3 โปรแกรม คือ  Microsoft PowerPoint, Corel Presentations และ Lotus Freelance Graphics                 ไฟล์งานนำเสนอจะประกอบด้วยภาพนิ่ง (Slide) หลาย ๆ ภาพ โปรแกรมสร้างงานนำเสนอบางโปรแกรม มีการใช้วิซาร์ด (Wizard) อัตโนมัติช่วยแนะนำผู้ใช้ให้สามารถสร้างงานนำเสนอได้อย่างง่ายดาย รวมถึงมีเครื่องมือ ใช้เลือกสี โครงร่าง แม่แบบ ลูกเล่นต่าง ๆ และต้นแบบภาพนิ่ง         4. โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล                 ฐานข้อมูล (Database) เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ระบบจัดการฐานข้อมูล  (Data base Management System : DBMS) เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับทำโครงสร้างของฐานข้อมูล และมีเครื่องมือต่าง ๆ  สำหรับพิมพ์ แก้ไขและดึงข้อมูลระบบจัดการฐานข้อมูลที่ออกแบบมาใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์และได้รับความนิยม  ได้แก่ Microsoft Access, Corel Paradox และ Lotus Approach                 ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational database) เป็นฐานข้อมูลแบบโครงสร้างที่นิยมใช้กันมากที่สุด ข้อมูลจะถูกจัดเก็บอยู่ในตาราง (Table) ที่มีความสัมพันธ์กันแต่ละตารางจะประกอบด้วยแถวที่เรียกว่าระเบียน หรือเรคอร์ด (Record)และคอลัมน์ที่เรียกว่า ฟิลด์ (Field) แต่ละ เรคอร์ด ประกอบฟิลด์ของสิ่งที่ต้องการเก็บข้อมูล  เช่น บุคคล สถานที่ หรือสิ่งของ                 ระบบจัดการฐานข้อมูลได้จัดเตรียมเครื่องมือที่หลากหลายสำหรับสร้างและใช้ฐานข้อมูล  เช่น เครื่องมือในการเรียงลำดับเรคอร์ดตามฟิลด์ที่เลือก แต่อย่างไรก็ตามประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของระบบจัดการฐานข้อมูล คือ ความสามารถในการค้นหาและดึงข้อมูลที่อยู่ในตารางต่างๆที่แยกกันได้โดยการใช้เครื่องมือในการสอบถามข้อมูลฟอร์ม และรายงานการสอบถามข้อมูล (Query) เป็นการเรียกค้นหาข้อมูลที่ต้องการฟอร์มจะมีลักษณะคล้ายแบบฟอร์ม ในกระดาษเพียงแต่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ประโยชน์ของฟอร์มคือใช้สำหรับเพิ่มข้อมูลเรคอร์ดใหม่หรือเปลี่ยนแปลง ข้อมูลที่มีอยู่ ข้อมูลจากตารางและการสอบถามสามารถนำไปใช้สร้างรายงาน (Report) ได้                                        การใช้ข้อมูลร่วมกันระหว่างซอฟต์แวร์ประยุกต์ต่าง ๆ                 ความสามารถในการใช้ข้อมูลร่วมกันให้เกิดประโยชน์และความสะดวกสบายในการทำงานระหว่างโปรแกรม ประยุกต์ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการทำงานนำเสนอ บางครั้งอาจจะต้องรวมแผนภูมิจากโปรแกรมตารางทำการ หรือข้อมูลจากฐานข้อมูล ข้อมูลจากซอฟต์แวร์ประยุกต์หนึ่งจะสามารถนำไปใช้ร่วมกันระหว่างซอฟต์แวร์ประยุกต์อื่น ๆ ได้หลายทาง  เช่น การคัดลอกและวาง การเชื่อมโยง และการฝังวัตถุ                 ปัจจุบันมีการใช้คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ประยุกต์ทำงานได้หลายอย่างผู้ใช้ควรเรียนรู้ว่าใครควรจะใช้ โปรแกรมใดใช้ทำอะไรและใช้อย่างไร ตัวอย่างเช่น นักวิเคราะห์ใช้โปรแกรมตารางทำงานการคำนวณยอดขาย นักออกแบบ กราฟิกใช้โปรแกรม Adobe Photoshop ตกแต่งภาพ  เลขานุการใช้โปรแกรม ประมวลผลคำพิมพ์จดหมาย และใช้อีเมล์ ในการติดต่อสื่อสารผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ต                 ซอฟต์แวร์ประยุกต์เป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงานด้านต่าง ๆ ตามความต้องการของผู้ใช้  ซึ่งถ้าโปรแกรมพัฒนาขึ้นเพื่อความต้องการเฉพาะขององค์การใดองค์การหนึ่ง จะเรียกซอฟต์แวร์ประเภทนี้ว่า  ซอฟต์แวร์เฉพาะงาน(Custom program หรือ Tailor-made software) ซึ่งข้อดีคือ  โปรแกรมสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพตามความประสงค์ของหน่วยงาน แต่ข้อเสียคือซอฟต์แวร์ประเภทนี้จะใช้เวลาในการพัฒนานานและค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง                 ด้วยเหตุผลดังกล่าว จึงได้มีการพัฒนาโปรแกรมที่ใช้สำหรับงานทั่ว ๆ ไป  (General purpose software) หรือบางครั้งเรียกว่าโปรแกรมสำเร็จรูป (Package software)  เป็นซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ (Commercial software) ที่ผู้ใช้สามารถซื้อไปประยุกต์ใช้งานได้ทันที ประเภทของซอฟต์แวร์ประยุกต์                                                   ซอฟต์แวร์ประยุกต์แบ่งเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 2 ประเภท คือ ซอฟต์แวร์ประยุกต์พื้นฐานและ ซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน หากคุณต้องการใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์เอกสาร คำนวณ จัดการหลักฐานข้อมูล  และทำงานนำเสนอ สามารถเลือกใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์พื้นฐานสำหรับซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงานเป็นซอฟต์แวร์ สำหรับงานเฉพาะอย่างและสำหรับแต่ละสาขาอาชีพซึ่งจะรวมถึงซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับเว็บด้วย ตัวอย่างเช่น  นักออกแบบกราฟิกใช้โปรแกรม Adobe Photoshop ในการจัดการเกี่ยวกับภาพกราฟิกต่าง ๆ และบริษัทสายการบิน ใช้โปรแกรมขายตั๋วเครื่องบินผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต                 มีซอฟต์แวร์ประยุกต์จำนวนมากที่สามารถดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ตมาใช้ได้ฟรี โดยจะเรียก ซอฟต์แวร์เหล่านี้ว่าฟรีแวร์ (Freeware) นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมประเภทแชร์แวร์ (Shareware)  ซึ่งสามารถทดลองใช้ได้ก่อน ถ้าพอใจจึงจะติดต่อขอซื้อหรือขอรับรหัสการใช้งานแบบเต็มประสิทธิภาพ               โดยทั่วไปซอฟต์แวร์ประยุกต์จะถูกติดตั้งในฮาร์ดดิสก์ของเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรือขององค์การ แต่ไม่นานมานี้มีซอฟต์แวร์ที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องติดตั้งลงในเครื่องของตนเอง แต่สามารถใช้งานผ่านเว็บได้ การใช้ ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ทำงานผ่านเว็บกำลังเป็นที่นิยมมากในระบบธุรกิจ   เรียกซอฟต์แวร์ประยุกต์แบบนี้ว่า ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ทำงานผ่านเว็บ หรือ เว็บเบสแอพพลิเคชัน  (Web based application)                 ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ประยุกต์หรือเอเอสพี (Application Service Provider : ASP)  จะให้บริการแก่ผู้ใช้ในการเข้าถึงซอฟต์แวร์ประยุกต์บนเว็บไซต์นั้น ๆ โดยผู้ใช้จะต้องติดต่อไปยังเว็บไซต์ ของผู้ให้บริการ คัดลอกซอฟต์แวร์ประยุกต์ไปยังหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์  และดำเนินการประมวลผล ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ประยุกต์ส่วนใหญ่จัดเตรียมซอฟต์แวร์ไว้ให้หลากหลาย ประเภทและเก็บค่าบริการกับผู้ใช้ ซอฟต์แวร์ประยุกต์พื้นฐาน                 ซอฟต์แวร์ประยุกต์พื้นฐาน (Basic application) หรือบางครั้งเรียกว่าซอฟต์แวร์ประยุกต์อเนกประสงค์  (General-purpose application) หรือ ซอฟต์แวร์ช่วยเพิ่มผลผลิต (Productivity application)  เป็นซอฟต์แวร์ที่นิยมใช้งานกันอย่างแพร่หลาย ได้แก่ โปรแกรมประมวลคำ โปรแกรมตารางทำงาน  โปรแกรม นำเสนอ และโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล 1. โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมประมวลผลคำ (Word processor) เป็นโปรแกรมพื้นฐานที่ใช้ในการสร้างเอกสาร (Document)  ซึ่งมีการใช้งานกันอย่างแพร่หลายไม่ว่าจะเป็นบุคคลทั่วไปหรือตามองค์กรต่าง ๆ ใช้ในการสร้างงานเอกสารต่าง ๆ เช่น บันทึก จดหมาย คู่มือ และแผ่นพับ นอกจากนี้โปรแกรมประมวลผลคำยังสามารถใช้สำหรับการสร้างเว็บ เพจส่วนตัวได้ด้วย  โปรแกรมประมวลผลคำที่ใช้กันแพร่หลาย ได้แก่ Microsoft Word, Corel WordPerfect และ Lotus word Pro 2.โปรแกรมตารางทำการ                 โปรแกรมตารางทำงาน (Spreadsheet program) ใช้สำหรับคำนวณ วิเคราะห์ข้อมูลที่เป็นตัวเลข และสร้างแผนภูมิ  เช่น งบประมาณและรายงานทางการเงิน นิยมสำหรับผู้ใช้ในเกือบทุกสาขาอาชีพ เช่น ด้านการศึกษา อาจารย์ใช้เก็บ ข้อมูลคำนวณหาค่าเฉลี่ย และผลการเรียนของนักศึกษา ด้านการตลาด อาจใช้สำหรับวิเคราะห์แนวโน้มเกี่ยวกับการขาย  ด้านการเงินอาจใช้สำหรับประเมินและวาดกราฟแนวโน้มราคาหุ้น                 โปรแกรมตารางทำการที่นิยมใช้กันมากมีอยู่ 3 โปรแกรม ได้แก่ Microsoft Excel, Corel Quattro Pro  และ Lotus 1-2-3                 โปรแกรมตารางทำการ ใช้สำหรับจัดการข้อมูลที่เป็นตัวเลขและการสร้างไฟล์ข้อมูล ข้อมูลจะถูกเก็บ   ไว้ในไฟล์สมุดงาน (Workbook file)ซึ่งประกอบด้วยแผ่นงาน(Worksheet) หรือแผ่นตารางทำการ (Spreadsheet)  หรือเรียกสั้น ๆ ว่า ชีท (Sheet) จำนวนหนึ่งแผ่นหรือมากกว่า แผ่นงานแต่ละแผ่นจะมีเส้นแบ่งระหว่างแถวและคอลัมน์  คอลัมน์จะถูกอ้างถึงโดยใช้ตัวอักษร แถวจะถูกอ้างถึงโดยใช้ตัวเลขส่วนที่ตัดกันระหว่างแถวกับคอลัมน์  เรียกว่า เซลล์ (Cell) ตัวอย่างเช่น เซลล์ D8 เป็นส่วนที่ตัดกันระหว่างคอลัมน์ D และแถวที่ 8                 ในการป้อนข้อมูลลงเซลล์ สามารถพิมพ์ข้อความหรือตัวเลขก็ได้ เช่น ในภาพที่ 10.2 เซลล์ B8 มี ข้อความเป็น Food และเซลล์ D8 เป็นจำนวนเงินที่เป็นค่าใช้จ่ายของรายการดังกล่าว                 ข้อมูลตัวเลขอาจจะเกิดจากการพิมพ์เลขนั้นเข้าไปหรือเกิดจากสูตรก็ได้ สูตร (Formula)  คือ คำสั่งที่ใช้ในการคำนวณหรือประมวลผล  เช่น เซลล์ F15 (เป็นข้อมูลของNet) เกิดจากการใช้สูตร = E5-E13 คือ เป็นค่าที่อยู่ในเซลล์ E5 (Wages)  ลบค่าที่อยู่ในเซลล์ E13 (Total Expenses) ฟังก์ชัน (Function) คือ สูตรที่มีการจัดเตรียมไว้ล่วงหน้าโดยโปรแกรม ตารางทำการ ใช้สำหรับการคำนวณต่าง ๆเช่น หาค่าผลรวมของเซลล์ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น เซลล์ E13  เป็นผลจากการใช้ฟังก์ชัน = SUM(D8:D12) เพื่อบวกค่าสะสมของเซลล์ D8 ถึง D12 ช่วงข้อมูล (Range)  คือ เซลล์ที่อยู่ติดกัน ในกรณีตั้งแต่เซลล์ D8, D9, D10, D11, D12 และแสดงผลรวมในเซลล์ E13โปรแกรม ตารางทำการได้จัดเตรียมฟังก์ชันไว้หลากหลาย ได้แก่ ฟังก์ชันทางด้านการเงินคณิตศาสตร์ สถิติ  และด้านตรรกศาสตร์ 3.       โปรแกรมนำเสนอ                 โปรแกรมนำเสนอ (Presentation program) ใช้เพื่อสร้างงานนำเสนอที่น่าสนใจและมีลักษณะเป็นมืออาชีพ  นอกจากนั้นยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการสื่อสารข้อความ หรือชักจูงบุคคลให้มีความสนใจได้ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการ ฝ่ายการตลาดจะนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับกลยุทธ์ทางด้านการตลาด พนักงานขายนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับการขายผลิตภัณฑ์  นักศึกษาใช้เพื่อนำเสนอรายงานที่ค้นคว้ามาได้ โปรแกรมนำเสนอที่นิยมใช้มี 3 โปรแกรม  คือ Microsoft PowerPoint, Corel Presentations และ Lotus Freelance Graphics                 ไฟล์งานนำเสนอจะประกอบด้วยภาพนิ่ง (Slide) หลาย ๆ ภาพ โปรแกรมสร้างงานนำเสนอบางโปรแกรม มีการใช้วิซาร์ด (Wizard)  อัตโนมัติช่วยแนะนำผู้ใช้ให้สามารถสร้างงานนำเสนอได้อย่างง่ายดาย รวมถึงมีเครื่องมือใช้เลือกสี โครงร่าง แม่แบบ  ลูกเล่นต่าง ๆ และต้นแบบภาพนิ่ง                  4. โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล                 ฐานข้อมูล (Database) เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ระบบจัดการฐานข้อมูล  (Data base Management System : DBMS) เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับทำโครงสร้างของฐานข้อมูล และมีเครื่องมือต่าง ๆ  สำหรับพิมพ์ แก้ไข และดึงข้อมูล  ระบบจัดการฐานข้อมูลที่ออกแบบมาใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์และได้รับความนิยม ได้แก่  Microsoft Access, Corel Paradox และ Lotus Approachฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational database)  เป็นฐานข้อมูลแบบโครงสร้างที่นิยมใช้กันมากที่สุดข้อมูลจะถูกจัดเก็บอยู่ในตาราง (Table) ที่มีความสัมพันธ์กัน แต่ละตารางจะประกอบด้วยแถวที่เรียกว่าระเบียนหรือเรคอร์ด (Record)  และคอลัมน์ที่เรียกว่า ฟิลด์ (Field) แต่ละ เรคอร์ด ประกอบฟิลด์ของสิ่งที่ต้องการเก็บข้อมูล เช่น บุคคล สถานที่  หรือสิ่งของ ระบบจัดการฐานข้อมูลได้จัดเตรียมเครื่องมือที่หลากหลายสำหรับสร้างและใช้ฐานข้อมูล เช่นเครื่องมือในการเรียงลำดับเรคอร์ดตามฟิลด์ที่เลือก แต่อย่างไรก็ตามประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของระบบจัดการฐานข้อมูล คือ ความสามารถในการค้นหาและดึงข้อมูลที่อยู่ในตารางต่างๆที่แยกกันได้โดยการใช้เครื่องมือในการสอบถามข้อมูลฟอร์ม และรายงานการสอบถามข้อมูล (Query) เป็นการเรียกค้นหาข้อมูลที่ต้องการฟอร์มจะมีลักษณะคล้ายแบบฟอร์ม ในกระดาษเพียงแต่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ประโยชน์ของฟอร์มคือใช้สำหรับเพิ่มข้อมูลเรคอร์ดใหม่หรือเปลี่ยนแปลง ข้อมูลที่มีอยู่ข้อมูลจากตารางและการสอบถามสามารถนำไปใช้สร้างรายงาน (Report) ได้ การใช้ข้อมูลร่วมกันระหว่างซอฟต์แวร์ประยุกต์ต่าง ๆ                 ความสามารถในการใช้ข้อมูลร่วมกันให้เกิดประโยชน์และความสะดวกสบายในการทำงานระหว่าง โปรแกรมประยุกต์ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการทำงานนำเสนอ บางครั้งอาจจะต้องรวมแผนภูมิจากโปรแกรมตารางทำการ หรือข้อมูลจากฐานข้อมูล ข้อมูลจากซอฟต์แวร์ประยุกต์หนึ่งจะสามารถนำไปใช้ร่วมกันระหว่างซอฟต์แวร์ประยุกต์อื่น ๆ  ได้หลายทาง เช่น การคัดลอกและวาง การเชื่อมโยง และการฝังวัตถุ 1.           การคัดลอกและวาง เป็นวิธีที่ตรงที่สุดโดยเพียงแต่เลือกข้อมูลหรือวัตถุที่ต้องการแล้วใช้คำสั่งคัดลอก(Copy)  2.           จากนั้นเปิดไฟล์ที่ต้องการวางข้อมูลดังกล่าว วางตัวชี้ในตำแหน่งที่ต้องการแล้วใช้คำสั่งวาง (Paste)  3.           การใช้ข้อมูลร่วมกันในลักษณะนี้จะเป็นแบบอยู่คงที่คือ การเปลี่ยนแปลงข้อมูลจากต้นทางจะไม่กระทบกับ ข้อมูลทีถูกนำไปวาง       การเชื่อมโยงและฝังวัตถุ (Object Linking and Embedding : OLE) เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มาก ทำให้สามารถใช้ข้อมูลหรือวัตถุ (Object) ที่สร้างจากโปรแกรมอื่นได้ ตัวอย่างเช่น  สามารถสร้างภาพแผนภาพจากโปรแกรมตารางทำการแล้วนำมาใส่ไว้ในเอกสารของโปรแกรมประมวลผลคำ 4.           การเชื่อมโยงวัตถุ (Object linking) เป็นการคัดลอกวัตถุจากไฟล์ต้นทาง (Source file) 5.            แล้วไปใส่ในไฟล์ปลายทาง (Destination file) จากนั้นการเชื่อมโยงระหว่างไฟล์ทั้งสองจะถูกสร้างขึ้น อัตโนมัติ 6.           ถ้าไฟล์ต้นทางมีการเปลี่ยนแปลง วัตถุในไฟล์ปลายทางจะเปลี่ยนแปลงตามด้วย ตัวอย่างเช่น 7.           ถ้านำแผนภาพจากโปรแกรมตารางทำการไปใส่ไว้ในเอกสารประมวลคำ แผนภาพนั้นจะปรากฏอยู่ ในเอกสารประมวลผลคำ 8.            แต่เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงแผนภาพในแผ่นตารางทำการจะทำให้แผนภาพในเอกสารประมวลผลคำ เปลี่ยนแปลงตามอย่างอัตโนมัติ                 4. การฝังวัตถุ (Object embedding) เป็นการนำวัตถุจากไฟล์ต้นทางไปฝังหรือรวมเข้าไว้กับเอกสาร                ปลายทาง การฝังวัตถุจะทำให้สามารถเปิด และแก้ไขวัตถุจากไฟล์ต้นทางภายในไฟล์ปลายทางได้ โดยการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับวัตถุที่ฝังตัวจะไม่มีผลกับไฟล์ต้นทาง ตัวอย่างเช่น ถ้านำเอกสารจากโปรแกรม นำเสนอไปฝังในเอกสารประมวลผลคำซึ่งเป็นไฟล์ปลายทาง จะสามารถแก้ไขงานนำเสนอหรือแสดงการนำเสนอได้ โดยตรงในเอกสารประมวลคำ การเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับวัตถุที่ถูกฝังในไฟล์ปลายทาง จะไม่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ในไฟล์ต้นทาง