โปรแกรมสําเร็จรูปประเภทการจัดการเอกสาร Microsoft Word 2007
จุดประสงค์การเรียนรู้ เพื่อให้มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการสร้างเอกสารด้วยโปรแกรม
Microsoft Word 2007 และ สามารถนําไปประยุกต์ใช้ในงานต่างๆได้
จุดประสงค์นําทาง 1. สามารถอธิบายส่วนประกอบและหน้าที่การทํางานของโปรแกรม
Microsoft Word 2007 ได้ 2. สามารถอธิบายความแตกต่างระหว่างโปรแกรม
Microsoft Word เวอร์ชั่น 2003 และ 2007
ได้ 3. สามารถสร้างเอกสารโดยใช้ Word
2007 Template แบบต่างๆได้ 4. สามารถปรับแต่งรูปแบบของเนื้อหาบนเอกสารโดยใช้เครื่องมือบน
Ribbon ได้ 5. สามารถใช้โปรแกรม Word
มาประยุกต์สร้างจดหมายเวียนได้ 6. สามารถบันทึกไฟล์ในรูปแบบเวอร์ชั่น
2003 และ 2007 ได้
1. ทําความรู้จักกับ Microsoft
Word 2007 Microsoft Word เป็นโปรแกรมสําหรับพิมพ์งานเอกสาร
ทํางานอยู่บนระบบปฏิบัติการ Windows ซึ่งเป็นระบบปฏิบัติการที่เราใช้งานกันในทุกๆ
เครื่องคอมพิวเตอร์(เกือบทั้งโลก) จึงทําให้ Microsoft Word มี
ผู้ใช้งานมากที่สุด เมื่อไม่นานมานี้บริษัท Microsoft ได้ออกเวอร์ชั่น
Microsoft Word 2010 ขึ้นมาล่าสุด ซึ่ง การทํางานทั่วไปจะเหมือนกับเวอร์ชั่น
2007 เพียงแต่มีการปรับแก้ไขข้อผิดพลาดเล็กๆน้อยๆของโปรแกรม เวอร์ชั่น
2007 ซึ่งปัจจุบันผู้คนและองค์กรส่วนมากจะยังคงนิยมใช้โปรแกรม
Microsoft Word 2007
2. ส่วนประกอบใหม่ในโปรแกรม
Word 2007 Microsoft Word 2007 ได้ถูกปรับเปลี่ยนหน้าตาของโปรแกรมใหม่ทั้งหมดโดยเฉพาะในส่วนของ
แถบเมนูของโปรแกรมแบบเดิม ซึ่งได้ถูกปรับเปลี่ยนให้เป็นเมนูที่เรียนว่าริบบ้อน (Ribbon)
ซึ่งรูปแบบและไป คอนของเมนูคําสั่งได้ถูกออกแบบใหม่ให้มีความทันสมัยมากขึ้น
โดยเดิมที่เป็นเมนู File ได้ถูกปรับเปลี่ยนให้ เป็นไอคอนที่เรียกว่า
Office Button
3. การสร้างเอกสารด้วย Word
2007 Template ในโปรแกรม Word 2007 ได้มีการเมนูในส่วนของการสร้างเอกสารจาก
Template หรือแม่แบบ ซึ่ง เป็นฟังก์ชันที่ตัวช่วยให้ผู้ใช้สามารถทํางานหรือสร้างเอกสารได้ง่ายขึ้น
เนื่องจากมีการสร้างแบบฟอร์ม เอกสารไว้ให้เรียบร้อยแล้ว มีการจัดรูปแบบหน้ากระดาษ
ตั้งค่ากระดาษ รวมไปถึงการจัดวาง Layout ของ เอกสารไว้ให้ค่อนข้างสมบูรณ์
ผู้ใช้มีหน้าที่เพียงเข้าไปแก้ไขข้อความหรือเนื้อหาให้ตรงตามที่ต้องการเท่านั้น ทําให้สามารถสร้างงานเอกสาร
word แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดาย โดยส่วนมาก Template
ที่มีมาให้นี้ มักเป็น Online Template ผู้ใช้ต้องเลือกก่อนและโปรแกรมจะ
ช่วยดาวน์โหลด template นั้นมาไว้ให้ที่เครื่อง
ซึ่งก็แสดงว่าเราต้องมีการติดต่อกับอินเทอร์เน็ต ทางบริษัท Microsoft ก็ได้เตรียม Templates แบบ Online ให้เราเลือก download มาใช้งานได้ฟรีๆ และมีการแบ่ง ประเภทต่างๆ
ให้มากมาย ดังตัวอย่าง Agendas! ! ! Award certificates! ! ! Brochures
Budgets! ! ! Business Cards! ! ! Calendars Contracts! ! ! Diagrams! ! ! !
Envelopes Expense reports! ! Faxes! ! ! ! ! Forms Gift certificates! ! Greeting
Cards! ! ! Inventories Invitations! ! ! Invoices! ! ! ! Labels
4. การปรับแต่งรูปแบบของเนื้อหาบนเอกสารบนเครื่องมือ
Ribbon ในโปรแกรม Word 2007 ได้มีการปรับเปลี่ยนเมนูในการแก้ไขเอกสารให้อยู่ในรูปแบบของริบบ้อน
(Ribbon) แต่ฟังก์ชั่นการทํางานของการปรับแต่งรูปแบบเนื้อหาเอกสารยังคงเดิม
ในส่วนของริบบ้อน (Ribbon) จะประกอบไปด้วยแถบเมนูหลัก เช่น Home,
Insert, Page Layout ดังนี้ 4.1 เมนู Home
รวบรวบเครื่องมือในการ ปรับแต่งรูปแบบและขนาด การจัดวางตัวอักษร
4.2 เมนู Insert
รวบรวบเครื่องมือที่ช่วยในการแทรกหน้ากระดาษใหม่ หน้าปก ตาราง
รูปภาพ หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ เลขหน้า กล่องข้อความ รวมไปถึงกราฟ
5. การสร้างจดหมายเวียน
(Mail Merge) เป็นฟังก์ชั่นในการสร้างจดหมายถึงผู้รับหลายๆ
คน โดยมีเนื้อหาในจดหมายเหมือนกัน ยกเว้นชื่อ และที่อยู่ลูกค้า
ถ้าหากไม่ใช่ฟังก์ชั่นสร้างจดหมายเวียน
เราต้องใช้วิธีแก้ไขและพิมพ์ชื่อผู้รับทีละชื่อใน จดหมายและสั่งพิมพ์และถ้ามีผู้รับจํานวนมากก็จะทําให้เสียเวลามาก
5.1 สร้างจดหมายขึ้นมาบนเอกสาร
Word 2007 (โดยเว้นในตําแหน่งของชื่อ/ที่อยู่ หรือรายละเอียดอื่นๆ
ที่ ต้องการใส่เพิ่มเติม) และบันทึกไฟล์ไว้
5.2 สร้างไฟล์ข้อมูลอีกไฟล์หนึ่ง
ในที่นี้จะสร้างจาก Excel 2007 เพราะสะดวกในการกรอกข้อมูล
และบันทึก ไฟล์ไว้
5.3 เลือกแถบเมนู “Mailings”
คลิกไอคอน "Start Mail Merge > Letters"
5.4 คลิกไอคอน "Select
Recipients" > "Use Existing List"
5.5 เลือกไฟล์ Excel
ก่อนหน้าที่เราได้สร้างรอไว้จะปรากฎหน้าต่างขึ้นมาถามว่าเลือก Sheet
ไหน (ปกติเรา จะไว้ที่ sheet 1) คลิกปุ่ม OK
5.6 คลิกปุ่ม "Insert
Merge Field" จะเห็นว่ามีให้เลือกเป็น Name, Address (ในที่นี้เราจะเลือก “Name”) เลือก Name ในหัวข้อ เรียน จะมีคําว่า "<>" ซึ่งเราเรียกว่า "Field Name" แสดงให้เห็น
5.7 ทดสอบผลลัพธ์ โดยคลิกไอคอน
"Finish & Merge" > "Edit Individual document"
> "All"
โปรแกรมจะแสดงหน้าเอกสารใหม่ ที่มีการรวมชื่อของลูกค้าให้อัตโนมัติเราก็สั่งพิมพ์งานได้เลย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น